Ufficio di Segreteria

Tipologia

Segreteria

Cosa fa

Assicura la corretta gestione dei servizi contabili e amministrativi

Responsabile

Francesca Nardi

Dirigente scolastico

Sede

Info

Sulla base delle direttive del Dirigente scolastico, si individuano i seguenti settori:

1. Gestione finanziarie e patrimoniale
2. Amministrazione del Personale e supporto alla gestione delle risorse umane
3. Didattica e gestione alunni
4. Relazioni esterne, informazione e documentazione

Nell'organizzazione dei servizi si valorizza l'apporto delle risorse umane e delle risorse strumentali disponibili, nei loro rapporti doi interdipedenza.

Ricevimento

II Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi riceve per appuntamento.

Gli Uffici di Segreteria  ricevono:

• i genitori degli alunni solo previo appuntamento;
• il personale scolastico in servizio nell'Istituto secondo i seguenti orari:

Settore 1- Gestione Finanziaria e Patrimoniale

Direttore SGA, con la collaborazione di un assistente amministrativo, come sotto specificato.

Principali attività:

• Realizzazione del programma annuale
• Gestione del fondo per le minute spese
• Redazione del conto consuntivo
• Tenuta delle scritture contabili
• Formazione, archiviazione e conservazione digitale della documentazione amministrativo-contabile
• Attività negoziale/contrattuale, pubblicità, informazione e trasparenza
• Gestione del patrimonio e dell’inventario

A.A. 

Sostituzione DSGA in caso di assenza o impedimento

ORARIO DI RICEVIMENTO DEL SETTORE GESTIONE FINANZIARIA E PATRIMONIALE

Telefonico: dal lunedì al venerdì dalle ore 12.00 alle ore 13.00­_069454101                   

In presenza, solo su appuntamento

Settore 2- Amministrazione del Personale e supporto alla gestione delle risorse umane

A.A.

Principali attività:

• Ricevimento del pubblico (telefonico e in presenza)
• Accoglienza del personale neo-assunto (presa di servizio, informazioni, consegna documentazione etc.)
• Gestione assenze del personale, visite medico-fiscali
• Redazione di certificati di servizio
• Ricezione, richiesta, custodia e aggiornamento fascicoli del personale scolastico
• Gestione amministrativa della sorveglianza sanitaria               
• Aggiornamento anagrafe del personale dipendente
• Gestione amministrativa delle attività di formazione del personale e dei tirocini.
• Convocazione supplenti in sostituzione del personale assente
• Compilazione dei contratti di lavoro e di collaborazione, anche se a titolo non oneroso
• Autorizzazioni e incarichi al personale scolastico
• Collaborazione alla gestione oraria ed alle sostituzioni del personale ATA.
• Ogni attività riconducibile al settore in collaborazione con il DSGA.

A.A. 

Principali attività:

• Gestione e predisposizione delle pratiche riguardanti dichiarazione servizi pre-ruolo, ricostruzione di carriera, riscatto ai fini pensionistici, buonuscita; TFR,TFS, pensioni, trasferimenti, utilizzazioni, diritto            allo studio, graduatorie del personale, gestione dati e relativi flussi informativi;
• Predisposizione degli atti relativi al pagamento delle retribuzioni al personale supplente temporaneo tramite gestione SIDI
• Comunicazioni obbligatorie relative alla gestione del personale (Anpal, infortuni, anagrafe prestazioni, procedimenti disciplinari etc…).
• Convalida punteggi docenti e ATA Gestione graduatorie personale docente e ATA in collaborazione con il collega del settore (valutazione titoli, inserimento al SIDI, stampa graduatorie, variazione dati, corrispondenza etc.). Gestione e compilazione graduatorie interne di istituto del personale docente titolare.

Ogni attività riconducibile al settore in collaborazione con il DSGA.

ORARIO DI RICEVIMENTO DELL’UFFICIO AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE E SUPPORTO ALLA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

Telefonico: dal lunedì al venerdì dalle ore 07:30 alle ore 08:30; martedì e giovedì dalle ore 13:30 alle ore 14:30_069454101

In presenza, secondo il seguente schema:

Settore 3 - Didattica e Gestione Alunni

A.A.

Principali attività:

• Ricevimento del pubblico (telefonico e in presenza)
• Denunce di infortunio
• Iscrizioni, trasferimenti, nulla osta, trasmissione fascicoli alunni ed ex-alunni, anagrafe vaccinale
• Autorizzazioni all’uscita autonoma e deleghe per ritiro alunni
• Autorizzazioni al trattamento dei dati personali
• Cedole librarie,  adozione dei libri di testo, contributi, sussidi o benefici per il diritto allo studio
• Compilazione, conservazione, rilascio diplomi e certificati alunni
• Gestione amministrativa di esami di Stato e di idoneità
• Gestione amministrativa delle prove INVALSI

A.A. 

Principali attività:

Ricevimento del pubblico (telefonico e in presenza)

• Denunce di infortunio
• Protocolli sanitari per la somministrazione di farmaci e collaborazione alle connesse attività di informazione, comunicazione interna, organizzazione dei servizi generali
• Gestione amministrativa della documentazione di alunni con bisogni educativi speciali (PEI, PDP, documenti alunni stranieri, etc.)
• Gestione amministrativa dei gruppi di lavoro ex l. 104/1992 (GLOI, GLI)

ORARIO DI RICEVIMENTO DEL SETTORE DIDATTICA E GESTIONE ALUNNI 

Telefonico:  dal lunedì al venerdì dalle ore 08:30 alle 09:30; martedì e giovedì dalle ore 15:00 alle ore 16:00_069454101

In presenza, secondo il seguente schema

Settore 4 - Relazioni esterne, Informazione e Documentazione

A.A.

Principali attività:

• Ricevimento del pubblico (telefonico e in presenza);
• Controllo ed evasione della posta elettronica (PEC E PEO), almeno a inizio e fine giornata;
• Risposte standardizzate all’utenza;
• Supporto di segreteria al DS e al DSGA;
• Attività di informazione, pubblicità, trasparenza, anche in collaborazione con altri uffici, DSGA, team digitale;
• Ricerche documentali e richieste di documentazione per l’attività negoziale e contrattuale;
• Gestione richieste di accesso agli atti;
• Richiesta di certificati casellario giudiziario;
• Denunce di infortunio in caso di urgenza e assenza dei colleghi del settore di competenza;
• Rapporti con Enti esterni, per servizi a supporto dell’attività scolastica (servizi scolastici comunali, segnalazioni di guasti e manutenzioni, servizi assistenziali, servizi per l’arricchimento dell’offerta formativa, servizi di viaggio e trasporto, uscite didattiche, etc…);
• Statistiche e relativi rapporti con enti esterni;
• Gestione amministrativa e documentale delle attività degli Organi collegiali: elezioni, convocazioni, verbali, pubblicazione delibere, etc.;
• Circolari e avvisi alle famiglie;
• Supporto alla comunicazione istituzionale.

ORARIO DI RICEVIMENTO DEL SETTORE RELAZIONI ESTERNE, INFORMAZIONE E DOCUMENTAZIONE

Telefonico: dal lunedì al venerdì dalle ore 8:00 alle ore 09:30 mercoledì e venerdì dalle ore 15:00 alle ore 16:00

In presenza, secondo il seguente schema: